证明信的结束语写特此证明，证明信的格式是标题（"证明"或"有关XX问题的证明"）；称谓（另起一行写上单位名称，之后加冒号）；正文（被证明的事实）；结尾（写"特此证明"）；出具证明的单位署名、日期（加盖公章）。

证明信是以行政机关，社会团体，企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。

证明信可分为组织证明信和个人证明信，前者又可分为普通书写证明信和印刷证明信。

证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。

证明信是一种专用书信，尽管证明信有好几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。